Requisitos para obtener copias de escrituras notariales

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Son muchas las veces en las que necesitamos disponer de copias de escrituras para el desarrollo de nuestro trabajo. Ya sean escrituras de la compraventa de una vivienda, un testamento, un poder notarial, o el nombramiento de un administrador, el disponer de una copia de las escrituras se hace esencial.

El primer problema que surge a la hora de solicitar copias de escrituras es determinar cuál es el notario al que hay que realizar la petición de las mismas. Por suerte, en las notas simples de los registros suelen mencionar el nombre del notario y el número de su protocolo de los asientos vigentes, lo cual facilita mucho la búsqueda. En el caso de que no dispongamos de una nota simple o certificado del registro, es posible buscar cabe el protocolo  en el portal del notario, indicando el nombre del mismo y año de otorgamiento. Se puede puede acceder en el siguiente link. Indicando el nombre del notario y su protocolo se podrá obtener.

Una vez que sabemos el notario, tenemos datos del titular y sabemos su protocolo, ¿Ya se se pueden pedir las escrituras?

La respuesta es si, pero.. . Me explico. Se puede hacer la petición directamente al notario.Basta con buscar por internet la notaría (la propia página del notariado mencionada anteriormente tiene un directorio con todos los notarios en España). Ahora bien, a la hora de realizar la solicitud, hay que seguir lo previsto en el artículo 224.1 del Reglamento Notarial. En el mismo se establece la posibilidad de solicitar copia de escrituras a los otorgantes de la misma, las personas a cuyo favor resulte la escritura, o a cualquier otra persona que demuestre un interés legítimo a juicio del notario para obtener la copia.

Como terceros ajenos a la operación realizada mediante escritura, ¿Cómo podemos hacer la solicitud de una copia escrituras?

En este caso, podremos realizar la petición siempre que se justifique que la petición se hace en nombre de uno de los otorgantes o beneficiarios de la escritura, aportando  un poder o autorización del mismo más copia de la identificación del autorizado y del autorizante es suficiente.

Ahora bien, en este punto es muy importante señalar que el poder o la autorización ha de mencionar de forma expresa la capacidad por parte del apoderado o autorizado de solicitar una determinada copia de escritura. No vale otorgar un poder general para realizar una transacción, sino que se tiene que mencionar de forma expresa dicha posibilidad. De otra forma, nos arriesgamos a que el notario se niegue a darnos copia de las escrituras solicitadas, y este sencillo trámite se convierta en todo un quebradero de cabeza.

En caso de negativa por parte del notario cabe recurso de queja ante el colegio notarial, aunque las posibilidades de éxito son bajas en el caso de que no se disponga de autorización específica para la solicitud de copias. Por ello, como recomendación, cuando se redacte un poder para hacer una determinada operación, como por ejemplo, la realización de una compraventa de una vivienda, es importante mencionar como una de las facultades otorgadas la capacidad  para poder solicitar copias de escrituras del inmueble en caso de que sea necesario.

Y una vez que tenemos la autorización, ¿Qué tipo de copias solicitamos, copia simple o autorizada?.

Va a depender del objeto para el cual se solicita la escritura. Si sólo se necesita para obtener información de una determinada operación, como puede ser el precio de adquisición de un inmueble, o como prueba para demostrar una titularidad o el derecho sobre un bien, o sobre aspectos societarios como la designación de un cargo como el de administrador de una sociedad,  bastará con una copia simple de la escritura. La copia autorizada será necesaria en los casos en que no se disponga del original, ya que la misma despliega los mismos efectos, y puede ser objeto de calificación e inscripción en el registro. Ahora bien, como es lógico, este tipo de copias son más caras, por lo que se reserva únicamente para los casos en que se necesite un documento que tenga los mismos efectos que el documento original.

Nuevo régimen de legalización de libros societarios: ¿Qué ocurre si no se legalizan los libros de las sociedades mercantiles?

Fuente: geasoc.com

Hace dos años, en el afán del gobierno de intentar fomentar el emprendimiento introduciendo nuevas trabas legales, se promulgó la ley 14/2013 de apoyo al emprendimiento, cuyo artículo 18 incluyó la obligatoriedad de llevar a cabo la legalización telemática cada ejercicio del Libro Registro de socios o de participaciones, libro de actas y libro Registro de contratos en el caso de Sociedades Unipersonales (todavía estoy intentado encontrar la relación que tiene esta nueva regulación de las legalizaciones de libros con el fomento del emprendimiento, en fin…). Hasta ese momento, la obligatoriedad de legaliazción automática sólo se había establecido para los libros contables (Libro Diario y Libro Inventario y Cuentas Anuales).

Dado el drástico cambio frente al sistema tradicional de legalización de libros en papel a priori, la Dirección General del Registro y Notariado (DGRN) intentó desarrollar esta previsión legal para garantizar su correcto cumplimiento, pero en dicho intento fue más allá de lo establecido por la ley obligando a la legalización de libros de todas las sociedades cuya actividad se encuentra sujeta al código de Comercio, y sin otorgar además garantías de la confidencialidad de los datos recogidos en los libros mencionados, sobre todo en lo referente al libro de actas. Esta instrucción, dada su dudosa legalidad, fue suspendida por el Tribunal Superior de Justicia de Madrid, y ante esta situación, la DGRN aprobó una nueva instrucción el 1 de julio de 2015 subsanando las deficientas de la anterior resolución, siendo desde dicha fecha aplicable lo  establecido por la ley 14/2013 tras fijar en régimen transitorio. Así, a partir el ejercicio de 2015 , es obligatorio la legitimación de los libros contables, así como del libro de actas, libro de socios y de libro Registro de contratos (si ha habido algún cambio en los mismos), debiéndose legalizar todos ellos de forma telemática al final de cada ejercicio (antes del 30 de abril del año siguiente). Dicha legalización se realizará tras el cierre del libro de actas en formato papel que se hará con fecha de 31 de diciembre de 2014 salvo que el libro se hubiera terminado antes, mediante certificación que se adjuntará en el programa de Legalia, y que se puede encontrar en el siguiente link:   https://www.rmercantilmadrid.com/rmm/legalizacionlibros.aspx

Una vez mencionado el régimen actual sobre la legalización de los libros contables y societarios de las sociedades mercantiles, surge una duda, ¿Qué ocurre si ignoramos esta obligación legal?. Por un lado, las actas de la sociedad pueden recoger aspectos importantes de la estrategia de una sociedad, y podría el empresario negarse al envío de dicha información confidencial al registro mercantil (aunque la última instrucción  mencionada permite el envío de dichas actas encriptadas para proteger su contenido). Por otro lado, son muchos los empresarios que desconocen todas estas formalidades y que a fecha actual no disponen del libro de actas actualizado (y muchos de ellos ni siquiera disponen de este libro..).

Pues bien, en este caso, las consecuencias de la falta de legalización de los libros societarios obligados por el código de comercio tiene varias posibles consecuencias:

•  Posible sanción tributaria recogida por el artículo 200 de la Ley General Tributaria  58/2013 (LGT).

• Efectos en relación a la calificación de culpable del concurso de acreedores (164.2.1º Ley Concursal).

• Consecuencias sobre la validez de los documentos a efectos probatorios en caso de conflicto interno en la sociedad o con terceros.

En lo referido al primer aspecto, el artículo 200 de la LGT sanciona el incumplimiento por parte del empresario de las obligaciones contables y mercantiles, considerándola como infracción grave. (La legalización de libros se incluiría en este punto al ser una obligación mercantil recogida en el Código de Comercio como se ha indicado anteriormente).

En relación a la estimación de la falta de legalización de los libros contables y societarios como causa de culpabilidad en la calificación del Concurso, es necesario no sólo que se haya producido dicho incumplimiento, sino que la falta de legalización sea  sustancial, relevante, grave, por la cual se pueda suponer que el administrador ha podido intentar el falseamiento de dichos libros. Si se demuestra que se ha llevado una gestión de la sociedad acorde a la legislación mercantil y tributaria, la falta de legalización en si misma no supone causa de culpabilidad (artículo 164.2.1º de la Ley Concursal).

Por último, en cuanto a los efectos probatorios, la legalización garantiza que el contenido de los documentos mercantiles quede sellado de forma que no pueda manipularse a posteriori. De esta forma, en caso de conflicto interno o con terceros, se podría desestimar el  carácter probatorio de dichos documentos al no poder garantizarse que dichos no hayan sido modificados por la sociedad.

En todo caso, cabe resaltar que no existe un procedimiento sancionador en sí por el incumplimiento de esta obligación. Por ello, la no legalización sólo tiene consecuencias indirectas, aunque no cabe descartar un cambio en este punto si se decide que las potenciales multas por este incumplimiento puede ser un filón económico para la administración pública. Por ello, cuanto antes se adquiera el buen hábito de legalizar todos los libros de forma anual, mejor, sobre todo ahora que el  programa Legalia facilita esta labor de forma notable.

¿Y qué hacemos si no se han legalizado libros de años anteriores?.

La legislación permite legalizar los libros fuera de plazo de forma telemática sin ningún problema en los casos en que no se hubiera legalizado ningún libro societario. En el caso del libro de actas, bastará con escanear todas las actas de la sociedad desde su constitución hasta el 31 de diciembre de 2014 en un archivo pdf . En ese caso, el Registro indicará  que la legalización se ha realizado fuera de plazo (artículo 333 RRM), pero no dará lugar a sanción.

En resumen, todas las sociedades mercantiles están obligadas actualmente a legalizar los libros contables y societarios de forma telemática, y aunque no haya un procedimiento sancionador propio en caso de incumplimiento de esta obligación, la falta de legalización puede tener potenciales consecuencias, por lo  cual aconsejo cumplir con esta disposición legal y cumplir con la obligación de legalización de libros, por más que carezca de sentido que esta mayor gravosidad en lo referido a los libros societarios se regule en una ley que trata de fomentar el emprendimiento..