Nuevo régimen de legalización de libros societarios: ¿Qué ocurre si no se legalizan los libros de las sociedades mercantiles?

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Fuente: geasoc.com

Hace dos años, en el afán del gobierno de intentar fomentar el emprendimiento introduciendo nuevas trabas legales, se promulgó la ley 14/2013 de apoyo al emprendimiento, cuyo artículo 18 incluyó la obligatoriedad de llevar a cabo la legalización telemática cada ejercicio del Libro Registro de socios o de participaciones, libro de actas y libro Registro de contratos en el caso de Sociedades Unipersonales (todavía estoy intentado encontrar la relación que tiene esta nueva regulación de las legalizaciones de libros con el fomento del emprendimiento, en fin…). Hasta ese momento, la obligatoriedad de legaliazción automática sólo se había establecido para los libros contables (Libro Diario y Libro Inventario y Cuentas Anuales).

Dado el drástico cambio frente al sistema tradicional de legalización de libros en papel a priori, la Dirección General del Registro y Notariado (DGRN) intentó desarrollar esta previsión legal para garantizar su correcto cumplimiento, pero en dicho intento fue más allá de lo establecido por la ley obligando a la legalización de libros de todas las sociedades cuya actividad se encuentra sujeta al código de Comercio, y sin otorgar además garantías de la confidencialidad de los datos recogidos en los libros mencionados, sobre todo en lo referente al libro de actas. Esta instrucción, dada su dudosa legalidad, fue suspendida por el Tribunal Superior de Justicia de Madrid, y ante esta situación, la DGRN aprobó una nueva instrucción el 1 de julio de 2015 subsanando las deficientas de la anterior resolución, siendo desde dicha fecha aplicable lo  establecido por la ley 14/2013 tras fijar en régimen transitorio. Así, a partir el ejercicio de 2015 , es obligatorio la legitimación de los libros contables, así como del libro de actas, libro de socios y de libro Registro de contratos (si ha habido algún cambio en los mismos), debiéndose legalizar todos ellos de forma telemática al final de cada ejercicio (antes del 30 de abril del año siguiente). Dicha legalización se realizará tras el cierre del libro de actas en formato papel que se hará con fecha de 31 de diciembre de 2014 salvo que el libro se hubiera terminado antes, mediante certificación que se adjuntará en el programa de Legalia, y que se puede encontrar en el siguiente link:   https://www.rmercantilmadrid.com/rmm/legalizacionlibros.aspx

Una vez mencionado el régimen actual sobre la legalización de los libros contables y societarios de las sociedades mercantiles, surge una duda, ¿Qué ocurre si ignoramos esta obligación legal?. Por un lado, las actas de la sociedad pueden recoger aspectos importantes de la estrategia de una sociedad, y podría el empresario negarse al envío de dicha información confidencial al registro mercantil (aunque la última instrucción  mencionada permite el envío de dichas actas encriptadas para proteger su contenido). Por otro lado, son muchos los empresarios que desconocen todas estas formalidades y que a fecha actual no disponen del libro de actas actualizado (y muchos de ellos ni siquiera disponen de este libro..).

Pues bien, en este caso, las consecuencias de la falta de legalización de los libros societarios obligados por el código de comercio tiene varias posibles consecuencias:

  •  Posible sanción tributaria recogida por el artículo 200 de la Ley General Tributaria  58/2013 (LGT).
  • Efectos en relación a la calificación de culpable del concurso de acreedores (164.2.1º Ley Concursal).
  • Consecuencias sobre la validez de los documentos a efectos probatorios en caso de conflicto interno en la sociedad o con terceros.

En lo referido al primer aspecto, el artículo 200 de la LGT sanciona el incumplimiento por parte del empresario de las obligaciones contables y mercantiles, considerándola como infracción grave. (La legalización de libros se incluiría en este punto al ser una obligación mercantil recogida en el Código de Comercio como se ha indicado anteriormente).

En relación a la estimación de la falta de legalización de los libros contables y societarios como causa de culpabilidad en la calificación del Concurso, es necesario no sólo que se haya producido dicho incumplimiento, sino que la falta de legalización sea  sustancial, relevante, grave, por la cual se pueda suponer que el administrador ha podido intentar el falseamiento de dichos libros. Si se demuestra que se ha llevado una gestión de la sociedad acorde a la legislación mercantil y tributaria, la falta de legalización en si misma no supone causa de culpabilidad (artículo 164.2.1º de la Ley Concursal).

Por último, en cuanto a los efectos probatorios, la legalización garantiza que el contenido de los documentos mercantiles quede sellado de forma que no pueda manipularse a posteriori. De esta forma, en caso de conflicto interno o con terceros, se podría desestimar el  carácter probatorio de dichos documentos al no poder garantizarse que dichos no hayan sido modificados por la sociedad.

En todo caso, cabe resaltar que no existe un procedimiento sancionador en sí por el incumplimiento de esta obligación. Por ello, la no legalización sólo tiene consecuencias indirectas, aunque no cabe descartar un cambio en este punto si se decide que las potenciales multas por este incumplimiento puede ser un filón económico para la administración pública. Por ello, cuanto antes se adquiera el buen hábito de legalizar todos los libros de forma anual, mejor, sobre todo ahora que el  programa Legalia facilita esta labor de forma notable.

¿Y qué hacemos si no se han legalizado libros de años anteriores?.

La legislación permite legalizar los libros fuera de plazo de forma telemática sin ningún problema en los casos en que no se hubiera legalizado ningún libro societario. En el caso del libro de actas, bastará con escanear todas las actas de la sociedad desde su constitución hasta el 31 de diciembre de 2014 en un archivo pdf . En ese caso, el Registro indicará  que la legalización se ha realizado fuera de plazo (artículo 333 RRM), pero no dará lugar a sanción.

En resumen, todas las sociedades mercantiles están obligadas actualmente a legalizar los libros contables y societarios de forma telemática, y aunque no haya un procedimiento sancionador propio en caso de incumplimiento de esta obligación, la falta de legalización puede tener potenciales consecuencias, por lo  cual aconsejo cumplir con esta disposición legal y cumplir con la obligación de legalización de libros, por más que carezca de sentido que esta mayor gravosidad en lo referido a los libros societarios se regule en una ley que trata de fomentar el emprendimiento..

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