Costes asociados a las obligaciones de las sociedades mercantiles.

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Fuente: Biblioteca Digital de la Comunidad de Madrid.

Las sociedades mercantiles presentan una serie de ventajas  económicas, fiscales y a efectos sucesorios,  que hacen sin duda hacen atractiva su creación, pero antes de dar el paso e iniciar la actividad de una sociedad mercantil, es necesario tener en cuenta las sociedades están sometidas a una serie de obligaciones de las que se derivan costes que muchas veces se ignoran o desconocen. Igual que la compra de un bien conlleva una serie  de gastos y obligaciones, las sociedades también llevan aparejadas importantes gastos en su actividad en cumplimiento con la legislación mercantil y fiscal.

En primer lugar, antes de entrar  en los costes de las obligaciones, cabe resaltar los propios costes de constitución de la sociedad. La creación de la sociedad se debe realizar mediante escritura pública que debe ser inscrita en el registro Mercantil. Todo ello implica un coste que puede superar los 1000€, y que sin duda debe ser tenido muy en cuenta en el momento de decidirse a dar el primer paso de constituir la sociedad.

Una vez iniciada la actividad la sociedad, ésta debe cumplir con una serie de obligaciones mercantiles y fiscales de forma anual, aunque la sociedad no lleve a cabo ningún tipo de actividad económica. Dichas obligaciones conllevan una serie de gastos que se mencionarán a continuación.

En lo referido a las obligaciones mercantiles, el código de comercio, en su artículo 34.1, recoge la obligatoriedad del depósito en el Registro Mercantil de las cuentas de sociedad de forma anual. Esto implica, como es obvio, la necesidad de elaborar dichas cuentas (Balance de situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Flujos de Efectivo y Memoria),  de aprobar las mismas, así como la distribución de los beneficios, por lo que acaso que se disponga de experiencia o conocimientos en este ámbito, será necesario contar con el asesoramiento y ayuda de un gestor para la llevanza de las cuentas de la sociedad, además de pagar los costes de depósito que suelen rondar los cuarenta euros anuales. La falta de depósito de las cuentas a tiempo puede dar lugar a sanciones por parte del ICAC ( Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) que oscilan de los 3.000 a 90.000 euros.

Por otro lado, la legislación mercantil también obliga a la legalización de los libros contables y societarios de la empresa. Entre otros, es necesario legalizar el libro diario y cuentas anuales de la sociedad, así como el Libro de Actas de la Sociedad, libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas) o libro Registro de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas) y libro de Contratos del Socio único en el caso de la sociedades unipersonales. Todo ello conlleva un coste de veinte a treinta euros por libro legalizado, que además se debe realizar de forma anual.

En cuanto obligaciones fiscales, la sociedad está obligada a presentar de forma anual la liquidación del Impuesto de Sociedades, para cual, de nuevo, necesitaremos de un gestor si no tenemos experiencia en el mismo, y el cumplimiento de declaraciones trimestrales de IVA, así como el pago fraccionado del Impuesto de Sociedades y la práctica de retenciones según lo previsto en la ley.

Por otro lado, el día a día de la sociedad conlleva también una serie de costes notariales y del registro mercantil que se deben tener en cuenta, como son los casos de renovación o cambio del administrador, modificaciones estructurales de la sociedad, ampliaciones de capital,  todo ello, pueden suponer un coste importante de la operación a realizar.

Por último, en el caso de liquidación de la sociedad, se deben tener en cuenta que la misma implica costes notariales, registrales, y fiscales, con la obligación de pagar del Impuesto de Operaciones Societarias (1% del patrimonio de la sociedad a liquidar, que deberá ser pagado por los socios antes de inscribir la disolución), lo cual puede suponer un fuerte varapalo en el caso de pequeñas sociedades. Además, hay que recordar que es obligatorio mantener los libros contables y societarios, como el libro de actas, hasta seis años después de la fecha de liquidación de la sociedad.

Así pues, la creación de una sociedad nos brinda una serie de importantes ventajas pero creo conveniente que para evitar sorpresas, se tenga en cuenta los potenciales costes de la  misma con el fin de estimar de forma adecuada la conveniencia o no de su creación.

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Solución de errores subsanables en documentos presentados en el Registro Mercantil.

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Fuente: todosobremadrid.com

Muchas veces, se comenten pequeños errores en la redacción de documentos que no son percibidos por el volumen de trabajo (a quien no le ha pasado..) , y cuando nos damos cuentas del mismo puede ser demasiado tarde. En el caso del Registro Mercantil, un pequeño error en un documento privado cuya inscripción se solicita puede complicar innecesariamente nuestro trabajo, y no podemos esperar que el registro nos ayude a solucionar el problema, ya que podemos obtener soluciones contradictorias dependiendo de quien sea la persona que nos atienda.

Pues bien, en el caso concreto de existir un error subsanable en un documento privado inscribible que se haya sido depositado en el Registro Mercantil, como puede ser el certificado de nombramiento o renovación del cargo de administrador de una sociedad, hay que acudir a lo establecido en el artículo 64 del Reglamento del Registro Mercantil. De acuerdo con dicho precepto, una vez recogido el documento defectuoso, es necesario elaborar una diligencia de subsanación firmada por el/los administrador/es legitimada notarialmente en donde se mencione de forma expresa el error, así como donde se recoja el texto corregido. Dicha diligencia se anexiona al documento defectuoso y se entrega de nuevo en el registro sin necesidad de pagar un nuevo depósito, ya que se mantiene el pagado al presentar el documento defectuoso. Una vez  comprobada la subsanación por el registrador, se realizaría la inscripción definitiva del mismo.

En cuanto al plazo para realizar la subsanación, comprende el periodo de vigencia del asiento de presentación, en total dos meses, comenzando a contar desde la fecha de aportación del documento que se quiere subsanar. En todo caso, dicho plazo se considerará extendido si se aportase la diligencia de subsanación en un plazo de quince días desde el vencimiento del asiento de presentación (artículo 39.2 Reglamento Registro Mercantil).

Es importante tener en cuenta que no es posible solucionar el error acudiendo al registro con el documento enmendado, por pequeño que sea el fallo que se desea solucionar. En ese caso, se consideraría como aportación de un nuevo documento independiente, dando lugar así a la apertura de un nuevo asiento, así como a la pérdida de un treinta por ciento del depósito previamente pagado (sería necesario abonar un nuevo depósito en el registro para su inscripción). Por ello, lo conveniente es aportar la diligencia de subsanación en lugar de intentar aportar otro documento con el error subsanado. De esta forma evitamos que se dispare el coste provocado por el pequeño fallo, y se agilice lo más posible la inscripción del documento, dentro de las formalidades exigidas por el reglamento del Registro Mercantil para su enmienda.