Requisitos para obtener copias de escrituras notariales

escrituras

Fuente imagen: https://naveiromoledonotarios.com

Son muchas las veces en las que necesitamos disponer de copias de escrituras para el desarrollo de nuestro trabajo. Ya sean escrituras de la compraventa de una vivienda, un testamento, un poder notarial, o el nombramiento de un administrador, el disponer de una copia de las escrituras se hace esencial.

El primer problema que surge a la hora de solicitar copias de escrituras es determinar cuál es el notario al que hay que realizar la petición de las mismas. Por suerte, en las notas simples de los registros suelen mencionar el nombre del notario y el número de su protocolo de los asientos vigentes, lo cual facilita mucho la búsqueda. En el caso de que no dispongamos de una nota simple o certificado del registro, es posible buscar cabe el protocolo  en el portal del notario, indicando el nombre del mismo y año de otorgamiento. Se puede puede acceder en el siguiente link. Indicando el nombre del notario y su protocolo se podrá obtener.

Una vez que sabemos el notario, tenemos datos del titular y sabemos su protocolo, ¿Ya se se pueden pedir las escrituras?

La respuesta es si, pero.. . Me explico. Se puede hacer la petición directamente al notario.Basta con buscar por internet la notaría (la propia página del notariado mencionada anteriormente tiene un directorio con todos los notarios en España). Ahora bien, a la hora de realizar la solicitud, hay que seguir lo previsto en el artículo 224.1 del Reglamento Notarial. En el mismo se establece la posibilidad de solicitar copia de escrituras a los otorgantes de la misma, las personas a cuyo favor resulte la escritura, o a cualquier otra persona que demuestre un interés legítimo a juicio del notario para obtener la copia.

Como terceros ajenos a la operación realizada mediante escritura, ¿Cómo podemos hacer la solicitud de una copia escrituras?

En este caso, podremos realizar la petición siempre que se justifique que la petición se hace en nombre de uno de los otorgantes o beneficiarios de la escritura, aportando  un poder o autorización del mismo más copia de la identificación del autorizado y del autorizante es suficiente.

Ahora bien, en este punto es muy importante señalar que el poder o la autorización ha de mencionar de forma expresa la capacidad por parte del apoderado o autorizado de solicitar una determinada copia de escritura. No vale otorgar un poder general para realizar una transacción, sino que se tiene que mencionar de forma expresa dicha posibilidad. De otra forma, nos arriesgamos a que el notario se niegue a darnos copia de las escrituras solicitadas, y este sencillo trámite se convierta en todo un quebradero de cabeza.

En caso de negativa por parte del notario cabe recurso de queja ante el colegio notarial, aunque las posibilidades de éxito son bajas en el caso de que no se disponga de autorización específica para la solicitud de copias. Por ello, como recomendación, cuando se redacte un poder para hacer una determinada operación, como por ejemplo, la realización de una compraventa de una vivienda, es importante mencionar como una de las facultades otorgadas la capacidad  para poder solicitar copias de escrituras del inmueble en caso de que sea necesario.

Y una vez que tenemos la autorización, ¿Qué tipo de copias solicitamos, copia simple o autorizada?.

Va a depender del objeto para el cual se solicita la escritura. Si sólo se necesita para obtener información de una determinada operación, como puede ser el precio de adquisición de un inmueble, o como prueba para demostrar una titularidad o el derecho sobre un bien, o sobre aspectos societarios como la designación de un cargo como el de administrador de una sociedad,  bastará con una copia simple de la escritura. La copia autorizada será necesaria en los casos en que no se disponga del original, ya que la misma despliega los mismos efectos, y puede ser objeto de calificación e inscripción en el registro. Ahora bien, como es lógico, este tipo de copias son más caras, por lo que se reserva únicamente para los casos en que se necesite un documento que tenga los mismos efectos que el documento original.

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