Evita los malos rollos por internet: Consejos para prevenir malentendidos en la comunicación

postemails

No sé si esto os habrá pasado a vosotros, pero a mí sí me ha ocurrido varias veces, y en distintos ámbitos, profesional como formativo: Las discusiones a través de emails por malentendidos. Es algo que  muchos hemos vivido (incluso se puede decir que forma parte de nuestro día a día.

Personalmente, lo que me llama de forma especial la atención es haber presenciado (bueno, seré más preciso, leído como cc) auténticas discusiones derivadas por malentendidos  al leer (y escribir) emails. Discusiones que jamás se habría producido con una charla en persona  porque no se hubiera dado pie la discusión.

Como muchos habréis notado, enviando emails o mensajes de texto se pierde un importante porcentaje de la comunicación. No vemos la cara de la otra persona, no percibimos sus gestos, no sabemos si al hablarle nos está mirando con cara seria o no, o si ni siquiera si está prestando atención a lo que estamos diciendo. Ni siquiera podemos sentir la voz de la otra persona. Cuando hablamos por teléfono y el interlocutor nos contesta ya nos podemos hacer una idea de su situación emocional.  Ante esta deficiencia, tenemos que tratar de descifrar que quieren decir muchos  de esos mensajes. Ir más allá del texto y averiguar que leches (con perdón) la otra persona quiere de verdad decir. Y claro, como seres humanos que somos, tan perfectos e imperfectos a la vez, nos  ponemos muchas veces en lo peor. Lo que era una simple recomendación pasa a ser una feroz crítica a tu trabajo que no se atreve a decirte a la cara. Las meras sugerencias pasan a ser ataques personales de gente que se cree superior a ti…  Y así todo el rato. De verdad, yo he leído auténticas discusiones por culpa de leer un email a través de nuestro predeterminado enfoque negativo, y claro, eso en una organización es criminal, pues las peleas y los malos rollos es lo último que necesitamos para garantizar la calidad del trabajo en equipo

Los mensajes de texto e emails nos han facilitado la comunicación muchísimo. Yo bendigo cada día a los cientos de emprendedores, ingenieros, programadores…. etc que me permiten comunicarme con otra persona que está a miles de kilómetros con un simple mensaje de texto, pero por Dios, no caigamos en las barreras a la comunicación que supone el no poder percibir a la otra persona de forma directa. No caigamos en peleas o discusiones estúpidas por malinterpretar una frase. Unos mínimos consejos a tener en cuenta, en mi opinión personal son los siguientes:

  • Sé empático al escribir. Debemos partir de que la persona a la que nos dirigimos tiene una mentalidad distinta a la nuestra. Esa persona va a leer nuestro email o mensaje desde otro punto de vista, y puede llegar a entender lo contrario de lo que le estamos tratando de decir. Debemos anticiparnos previniendo los posibles malentendidos. Esfuérzate en explicar lo que puede dar lugar a conflicto, o lo que a la otra persona más le importa. No le dejes con la duda, porque tu receptor comenzará el proceso de intentar averiguar que quieres decir, y ya sabemos que se pondrá en lo peor…
  • Sé muy preciso en las palabras que utilizas, teniendo siempre en cuenta que es lo que la otra persona a la que nos dirigimos puede interpretar, basándonos en la experiencia previa. Nos tenemos que adaptar a la otra persona. Sé que es complicado, pero nos va a evitar futuros marrones. Si nos dirigimos a una persona seria, no cabe el colegueo (he visto peleas “telemáticas” por un interlocutor considerar que un trato informal supone un trato vejatorio hacia él, así que cuidadito). Si hablamos con personas que no tienen conocimientos específicos de tu campo, evita tecnicismos, y por favor, trata de no hacerte el listillo, eso enfada mucho. Si quieres hacerlo, espera a que tengáis una conversación en persona. Recuerda, adapta tu lenguaje, no lo olvides. Como siempre digo, parece básico, pero muchas veces se pasa por alto, sobre todo teniendo en cuenta que hay gente que se calienta muy fácil y piensan que la están atacando o minusvalorando.
  • A la primera duda que el receptor te haga llegar, haz una llamada, o escribe un email detallado explicando lo que querías decir. No te precipites al contestar el email enviado por el interlocutor. Piensa qué ha producido el malentendido y trata de volver a redactarlo de forma precisa, y si no, como he dicho, una llamada puede evitar problemas. Lo peor es empezar una discusión por email que lo único que puede hacer es enrarecer el ambiente. Una contestación tranquila, donde se obvie algún contenido fuera de todo de tu interlocutor puede evitar que la discrepancia vaya a más
  • No intentes quedar bien abusando de anglicismos, sobre todo cuando la otra persona desconozca, eso puede enfadar. Sé que estamos en el mundo del Marketing y Management, y a veces es inevitable, pero tratemos de no dejar a la otra persona en evidencia (o quién sabe, puede ser que seas tú mismo el que quede en ridículo).
  • No tengas miedo a excederte en la formalidad. No pasa nada por hacerlo. Mejor pecar por exceso que por defecto, sobre todo con personas que no conocemos bien, o que hemos comenzado a trabajar con él / ella hace poco. Incluso personas que parecen majas se pueden enfadar por esto.
  • Cuando comiences a leer un email un email y algo no quede claro o parezca que ha sido un email muy  duro contra ti, por favor, para un segundo, toma aire, reléelo, y sobre todo, evita contestar con el calentón, deja pasar unos minutos. Aquí, un email que rebaje la tensión es ideal, mostrándole de forma afable los puntos que no has entendido o tu concreto punto de vista. No sigas le juego porque el resultado no acaba siendo bueno. Lo peor es ir a más, con un email que la otra persona pueda interpretar a sui vez como un ataque. Muéstrale que es posible decir las cosas de una forma más simpática que no lleve a la discusión. Si tu le contestas con un tono más bajo, la fiera se acabará relajando, al menos a mí me suele funcionar.
  • En comunicaciones menos formales, ¡usa emoticonos!. Yo era reticente al principio, pero después de hablar con mucha gente por mensajes o emails, vi como cambiaba totalmente mi apreciación sobre lo que me decía la otra persona si ponía una carita feliz. Cambias totalmente la óptica de la conversación. Es una importante señal que te envía la otra persona diciendo, ehh no estoy enfadado, ni estoy amargado, ni me he propuesto atacarte… Así pues, refleja tu estado de ánimo en el texto con emoticonos 😉 .
  • Por último, ten en cuenta si la otra persona es nativa en tu idioma o no. Parece estúpido, pero la gente se olvida de eso. Yo he trabajado en otro país, usando una lengua que no es la mía materna, y me resultaba pesado tener que recordar a la otra persona que era extranjero y que no era mi intención si me equivoqué en alguna palabra (lo que dije antes, sé empático, te va a evitar dolores de cabeza).

Estos son sólo algunos pequeños consejos para evitar los desagradables malentendidos que pueden tener lugar en emails, e incluso en redes sociales o a través de mensajes. Así pues,  ya sabéis ¡A hacer todo lo posible para evitar estos malentendidos!.

Javier

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